Lesen Sie hier die Zusammenfassung der Evaluation des Modellprojekts „Strukturierte Bürgerbeteiligung“ (2016)

Das Modellprojekt „Strukturierte Bürgerbeteiligung in Potsdam“ ist im Herbst 2013 an den Start gegangen. Beteiligungsrat und das zweigeteilte „Büro für Bürgerbeteiligung“ (nun: „WerkStadt für Beteiligung“) hatten seinerzeit ihre Arbeit aufgenommen. Nach nun etwas mehr als einem Jahr ist es an der Zeit, für einen ersten ausführlichen Zwischenbericht. Hierzu stellen das „Büro für Bürgerbeteiligung“ und der Beteiligungsrat in jeweils eigenen Kapiteln ihre Sicht der Ereignisse dar. Auch die begleitende Evaluation des Deutschen Instituts für Urbanistik ist auszugsweise wiedergegeben.

Das Büro für Bürgerbeteiligung ist erfolgreich an den Start gegangen. Auch wenn die bundesweit einmalige Einrichtung, bestehend aus einer Verwaltungseinheit und einem in allen Belangen gleichberechtigten freien Träger, oft neuartige Lösungen und Wege erfordert, konnten diese Herausforderungen gut gemeistert werden. Die auf allen Seiten spürbare anfängliche Skepsis ist in eine vertrauensvolle Zusammenarbeit gemündet. Nicht zuletzt die „Grundsätze der Beteiligung“ helfen allen in einem Beteiligungsprozess Eingebundenen immer wieder, sich auf die von Potsdamerinnen und Potsdamern festgehaltenen Tugenden des fairen Umgangs miteinander zu besinnen.

Seit November 2013 konnten auf diese Weise bereits 22 Beteiligungsprozesse begleitet werden. Die Unterstützung reichte hierbei von einer bloß beobachtend-beratenden Tätigkeiten bis hin zum umfänglichen Entwurf eines mehrstufigen Beteiligungsprozesses in Abstimmung mit der Fachverwaltung. Wo unsere Kräfte und Möglichkeiten nicht ausreichten, halfen wir bei der Suche nach externer Unterstützung, beispielsweise durch Vermittlung einer erfahrenen Moderation und Prozessbegleitung.

Gemäß dem formulierten Auftrag, steht das Büro für Bürgerbeteiligung als vertrauensvolle Unterstützung für die Zivilgesellschaft ebenso zur Verfügung, wie der Verwaltung der Landeshauptstadt. Wo dies gewünscht wurde, unterstützten wir Initiativen dabei sich verhandlungsfähig zu machen. Wir vermittelten Kontakte zwischen Fachverwaltungen und Einwohnerinnen und Einwohnern. Stellten Räume her, in denen widerstreitenden Interessen „Kopf und Rücken“ freihatten, um sich miteinander ganz an der Sache orientiert auseinanderzusetzen.

Auch die Themen die uns beschäftigten, sind so vielfältig wie Potsdam selbst. Die Kulturpolitik war ebenso Teil von Beteiligung wie die Verkehrsentwicklung. Das Thema Wohnen beschäftigt uns gleich mehrfach: Sei es bei der Unterstützung des Dialogs zwischen Initiativen von Mieterinnen und Mietern und dem kommunalen Wohnungsunternehmen ProPotsdam, oder bei der begleitenden Einbeziehung der Zivilgesellschaft in die Entwicklung eines wohnungspolitischen Konzepts. Auch das Thema Flüchtlingsunterbringung hat uns – wie die gesamte Stadt – immer wieder beschäftigt. Zu jedem der von uns begleiteten Verfahren haben wir im Anhang dieses Jahresberichts einen kurzen Steckbrief angefertigt, in dem der Anlass, die Ziele und Zusammenhänge einer Beteiligung kurz und knapp nachzulesen sind.

Auch hinter dem Beteiligungsrat liegt ein arbeitsames und erfahrungsreiches Jahr. Zusammengesetzt aus neun ausgelosten Einwohnerinnen und Einwohnern sowie je zwei Personen aus Verwaltung und Politik. Zusätzlich konnte Prof. Dr. Heinz Kleger von der Universität Potsdam als Experte für den Beteiligungsrat gewonnen werden.

Es ist allerdings keine leichte Aufgabe für dieses Gremium, sich selbst zu finden. Zwar ist es in einem ersten Schritt gelungen, bis zum Sommer 2014 eine gemeinsame Geschäftsordnung zu erarbeiten. Die damit beantwortete Frage nach dem Wie der Zusammenarbeit, war dabei aber noch keine hinreichende Antwort darauf, zu welchen Aufgaben man arbeiten möchte. Dies hat nicht zuletzt damit zu tun, dass die konkrete Aufgabe und Rolle des Beteiligungsrates bisher nur in groben Zügen festgelegt wurden. Diese Offenheit ist für ein überwiegend ehrenamtliches Gremium bisweilen belastend, stellt zugleich aber zugleich eine große Chance zur Gestaltung dar.

Fester Bestandteil des Modellprojekts ist auch die begleitende Evaluation durch das Deutsche Institut für Urbanistik. Das von Frau Dr. Stephanie Bock und Frau Dr. Bettina Reimann entwickelte Auswertungsmodell gibt Büro und Beteiligungsrat in entsprechenden Arbeitsgruppensitzungen die Möglichkeit, sich sehr zeitnah mit den jeweils auftauchenden Problemen des Modellprojekts zu beschäftigen. Die Evaluation ist somit weit mehr, als der bloße Versuch einer nachträglichen Auswertung des Geschehenen. Sie liefert bereits auf dem Weg wertvolle Hinweise, wie mit den verschiedenen Herausforderungen gewinnbringend umgegangen werden kann.

Das Ziel dieses Jahresberichts ist es zunächst, einen Überblick zum Modellprojekt „Strukturierte Bürgerbeteiligung“ selbst zu geben. Wir werden den Bericht jährlich fortschreiben und wollen ihn inhaltlich zukünftig nach und nach zu einem Sachstandsbericht über Beteiligung in Potsdam weiterentwickeln. Wir hoffen mit dem vorliegenden Bericht einen ersten Schritt in diese Richtung unternommen zu haben.

Hier finden Sie die ausführliche Dokumentation des Modellprojekts und weitere Informationen zur Entstehung:

Das Modellprojekt „Strukturierte Bürgerbeteiligung in Potsdam“ wird begleitend vom Deutschen Institut für Urbanistik (DIfU) ausgewertet. Unter der Leitung von Frau Dr. Stephanie Bock und Frau Dr. Bettina Reimann werden dabei untersucht, wie sich das Modellprojekt insgesamt, aber speziell auch die „WerkStadt für Beteiligung“ und der Beteiligungsrat bewähren. Hier finden Sie ein Video-Interview mit Dr. Stephanie Bock (Link auf YouTube) zum Potsdamer Modellprojekt. Neben Interviews und Befragungen von unterschiedlichen am Modellprojekt beteiligten Personen, werden in regelmäßigen Reflexionsrunden aktuelle Fragen bei der Ausgestaltung des Modellprojekts miteinander diskutiert. Um wichtige Erkenntnisse aus der laufenden Auswertung nicht erst am Ende des Modellprojekts zu erfahren, sondern wenn möglich direkt Lehren daraus ziehen zu können, legt das DIfU zweimal jährlich einen Zwischenbericht vor. Die wesentlichen Erkenntnisse des letzten DIfU-Zwischenberichts vom 16. Dezember 2014 veröffentlichen wir auf den folgenden Seiten auszugsweise. Zum Ende der Laufzeit des Modellprojekts im Jahr 2016 wird der Abschlussbericht der Evaluation ungekürzt veröffentlicht.

Kurzfazit zur „WerkStadt für Beteiligung“

Neben den ersten Ergebnissen zum Beteiligungsrat werden im Folgenden ausgewählte Aspekte der bislang vorliegenden Evaluationsergebnisse (Querauswertung der Interviews) zum Büro für Bürgerbeteiligung (zum Zeitpunkt der Fertigstellung des Zwischenberichtes hatte sich das „Büro für Bürgerbeteiligung“ noch nicht in „WerkStadt für Beteiligung“ umbenannt) als weiterer zentraler Baustein des Modellprojekts vorgestellt. Dieser Baustein wird im weiteren Projektverlauf und damit in einem der künftigen Zwischenberichte vertieft behandelt. Folgende Interviewergebnisse sind zum jetzigen Zeitpunkt hervorzuheben:

Durchgängig erfolgt in den Interviews eine positive Bewertung des zweigeteilten Modells internes und externes Büro.
Das Büro wird von allen Interviewten wahrgenommen und akzeptiert.
Der Erfolg des Büros wird in sehr engem Zusammenhang mit den handelnden Personen gesehen.
Die Kooperation zwischen internem und externem Büro wird als gut bewertet, und zwar sowohl aus der Innen- als auch der Außenperspektive. In einigen Interviews wird auf ineffiziente Dopplungen und unzureichende Arbeitsteilung zwischen den beiden Bürohälften verwiesen.
Das Büro wird mehr oder weniger übereinstimmend als Kompetenzzentrum für Bürgerbeteiligung und nicht als zentrale Koordinations- und Steuerungseinheit gesehen.
Das Büro wird innerhalb der Verwaltung akzeptiert und seine Arbeit wird dort wertgeschätzt. Verwaltungsakteure kommen zu der Einschätzung: Kommunale Bürgerbeteiligung hat sich durch die Mitwirkung des Büros bereits verändert.
Das Büro ist vor allem für die Verwaltung unter Berücksichtigung von zwei Aspekten von Nutzen:
- Zugang zu Bürgergruppen / Zugang zu Gruppen, die mit Verwaltung nicht reden (wollen).
- Ansprache/Aktivierung bislang wenig engagierter Gruppen und Personen.
Widersprüchlich wahrgenommen und bewertet wird, ob das Büro derzeit zu viele Initiativen der Verwaltung oder der Bürgerschaft unterstützt.
Von mehreren Interviewten wird festgestellt, dass das Büro derzeit zu viele Aufgaben übernimmt. Befürchtet wird eine inhaltliche, personelle und strukturelle Überforderung.
Angeregt wird, dass sich das Büro neben der Beratung und Kompetenzvermittlung stärker und zunehmend auf den Aufbau von übergreifenden Strukturen der Bürgerbeteiligung konzentriert. Hierzu gehören u. a. der Aufbau von Kooperationsstrukturen mit der Verwaltung und das Konzept für eine „Vorhabenliste“.

Aus diesen ersten Einschätzungen seiner Arbeit und Struktur lässt sich die Wertschätzung und Akzeptanz des Büros für Bürgerbeteiligung ablesen. Das Büro scheint „angekommen“ zu sein, seine Arbeit wird wahrgenommen, seine experimentelle Konstruktion erhält Zustimmung, die Bedeutung der handelnden Personen wird hervorgehoben. Mit der Beschreibung als Kompetenzzentrum für Bürgerbeteiligung hat das Büro für Bürgerbeteiligung einen wichtigen Schritt zur Gestaltung von Bürgerbeteiligung in Potsdam getan. Auch wenn die positiven Aussagen deutlich im Vordergrund stehen, so weisen die Interviewten doch immer wieder auf potenzielle Umsteuerungsbedarfe hin, die an dieser Stelle nur skizziert werden. Überfordernder Aktionismus, unnötige Arbeitsdopplungen und unzureichende Absprachen, fehlende Prioritätensetzung, unzureichende Transparenz in der Zusammenarbeit mit dem Beteiligungsrat und Notwendigkeit strategischer Ansätze zur Verankerung der Bürgerbeteiligung sind nur einige der Aspekte, die im weiteren Verlauf der Evaluation genauer in den Blick genommen werden sollen.

Kurzfazit zum Beteiligungsrat

Insgesamt gibt es eine große Unsicherheit bezüglich der Aufgabe, der Rolle und der Funktion des Beteiligungsrates bei einer gleichzeitigen Unzufriedenheit mit dem Status-quo. Dies erfordert einen zeitnahen Klärungsprozess.

In allen Interviews wird der Beteiligungsrat als der Baustein des Modellprojekts beschrieben, der entweder nicht wahrgenommen wird, der sich immer noch in der Findungsphase befindet oder nicht zu sich gefunden hat und somit keine klare Rolle hat. Verstärkt durch den ersten Austritt eines Bürgers und anknüpfend an die in den letzten Sitzungen durchklingende Unzufriedenheit einzelner Beiratsmitglieder sollte der Rat möglichst bald eine Klausur durchführen.

Denkbar sind derzeit drei Modelle der Fortführung des Beteiligungsrates:

Weiter wie bisher
Beteiligungsrat als Beratungs- und Kontrollgremium. Ausgeloste Bürger/innen, Vertreter/innen aus Politik und Verwaltung sowie Expert/innen beraten den Prozess der Strukturierten Bürgerbeteiligung. Auf der einen Seite befasst sich der Beteiligungsrat mit ausgewählten Beteiligungsprojekten, begleitet diese aktiv, gibt dort Impulse und bewertet die Beteiligungsansätze. Auf der anderen Seite wird die strukturelle Verankerung der Bürgerbeteiligung begleitet.
Beteiligungsrat als Beteiligungsgremium
Beteiligungsrat wirkt als Beteiligungsgremium, in dem ausgeloste Bürger/innen einzelne Beteiligungsprojekte begleiten und hinsichtlich der Form der Bürgerbeteiligung Vorschläge formulieren, Impulse geben und kritische Aspekte identifizieren. Der Beteiligungsrat wird professionell moderiert und dient als eine Form der Mitwirkung von Bürger/innen. Es tagt öffentlich und stellt somit ein Forum dar, an dem auch nicht berufene Bürger/innen mitwirken können und ihre Ideen einbringen. Es gibt gewissermaßen einen engeren Kreis (die gelosten Personen des Beteiligungsrats) und einen erweiterten Diskussionskreis (interessierte Bürger/innen und Beteiligungsrat).
Beteiligungsrat als Expertenforum
Der Beteiligungsrat verfolgt (auch unter Beteiligung von Bürger/innen) das Ziel, den Prozess der Etablierung einer Beteiligungskultur kritisch zu begleiten, auf Veränderungsbedarfe hinzuweisen und Impulse in das Modellprojekt „Strukturierte Bürgerbeteiligung“ hineinzugeben. Er agiert nicht primär einzelprojektbezogen, sondern fokussiert auf die strukturelle Verankerung der Bürgerbeteiligung (Metaebene). Der Beteiligungsrat tagt nicht öffentlich. Ergänzt wird seine sowie die Arbeit des Büros für Bürgerbeteiligung durch eine jährlich stattfindende Bürgerkonferenz, bei der sich beide Einrichtungen der Öffentlichkeit vorstellen und die Bürgerschaft ihre Anregungen formulieren kann.

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Das Modellprojekt „Strukturierte Bürgerbeteiligung in Potsdam“ wird begleitend vom Deutschen Institut für Urbanistik (DIfU) ausgewertet. Unter der Leitung von Frau Dr. Stephanie Bock und Frau Dr. Bettina Reimann werden dabei untersucht, wie sich das Modellprojekt insgesamt, aber speziell auch die „WerkStadt für Beteiligung“ und der Beteiligungsrat bewähren.

Die „WerkStadt für Beteiligung“ (vormals: „Büro für Bürgerbeteiligung“) wirkt als Fach- und Schnittstelle für Beteiligung in Potsdam. Gemeinsam und gleichberechtigt getragen von der Landeshauptstadt Potsdam und dem freien Träger mitMachen e.V. ist es ihre Aufgabe, bei der Planung, Durchführung und Rechenschaft von Beteiligung zu begleiten, zu unterstützen und zu beraten. Sie wirkt dabei nicht allein in die Verwaltung, sondern versteht sich im gleichen Maße als Partnerin für alle interessierten Gruppen, Initiativen und Vereine in der Stadtgesellschaft. Neben der Unterstützung von Beteiligungsprozessen entwickelt die WerkStadt Vorschläge, wie Beteiligung in Potsdam insgesamt entwickelt, vertieft und besser verankert werden kann.
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Das „Büro für Bürgerbeteiligung“ ging in mehreren Etappen an den Start. Die erste Jahreshälfte 2014 stand ganz unter dem Vorzeichen des Aufbaus unserer Arbeitsstrukturen. Bereits von Beginn an wurden an die WerkStadt Anfragen zur Begleitung von kleinen und großen Vorhaben herangetragen. War in den ersten Wochen und Monaten eher eine punktuelle Beratung von unserer Seite gefragt, stand bald auch die Planung und Gestaltung umfangreicherer Beteiligungsprozesse auf unserem Aufgabenplan...

Das erste Jahr im Zeitraffer

Vorbereitung und Aufbau

Das „Büro für Bürgerbeteiligung“ ging in mehreren Etappen an den Start. Der Verwaltungsmitarbeiter Sebastian Karnstaedt war bereits ab Sommer 2013 mit den Vorbereitungen des Modellprojekts befasst. So organisierte er die Berufung des Beteiligungsrates und die Ausschreibung für die Vergabe der freien Trägerschaft des Büros. Der ab dem 1. Juli 2013 offiziell bestehenden Verwaltungseinheit 929 „Büro für Bürgerbeteiligung“ gehörte er somit schon vom Beginn an.

Im September 2013 erfolgte der Zuschlag für die Vergabe der freien Trägerschaft des Büros. Die Träger Stadtteilnetzwerk Potsdam West, Stadtjugendring und Kubus gGmbH konnten sich gemeinsam mit ihrem überzeugenden Konzept gegen insgesamt fünf weitere Mitbewerbende in der Ausschreibung durchsetzen.[1] Die Trägerschaft sollte dabei langfristig von dem noch zu gründenden mitMachen e.V. übernommen werden, die ursprüngliche Trägergemeinschaft nur für die ersten Monate als Organisationsrahmen dienen.

Der sich damals noch im Aufbau befindliche mitMachen e.V. nahm wie vereinbart im November 2013 seine Arbeit auf und bezog Büroräume im Künstler- und Atelierhaus „Scholle 51“ in der Geschwister-Scholl-Straße. Als Mitarbeitende wurden Kay-Uwe Kärsten, Katharina Tietz und Thomas Geisler gewonnen, in den ersten Monaten noch unterstützt von Daniel Zeller, dem Geschäftsführer des Stadtteilnetzwerks Potsdam-West. Im Februar 2014 wurde mit Nils Jonas die zweite in der Verwaltung der Landeshauptstadt Potsdam vorgesehene Personalstelle für das Modellprojekt besetzt.

Die ersten Schritte

Die erste Jahreshälfte 2014 stand ganz unter dem Vorzeichen des Aufbaus unserer Arbeitsstrukturen. Zwar ist es grundsätzlich in Kommunen nichts ungewöhnliches, das einzelne Aufgaben zur Erfüllung an Dritte vergeben werden. Die im Rahmen des Modellprojekts gewählte Struktur, eine gemeinsam und gleichberechtigt von Verwaltung und freiem Träger betriebene Einrichtung, ist hingegen neuartig. Auf dem Feld der Beteiligung gibt es in ganz Deutschland nichts Vergleichbares.

Ohne auf vergleichbare Vorbilder in Potsdam oder einer anderen Stadt zurückgreifen zu können, galt es zunächst die vielen kleinen und großen Herausforderungen beim Aufbau zu bewältigen. Neben ganz praktischen Aufgaben, wie der Schaffung von Arbeitsstrukturen, waren zunächst Aufgaben und Rollen der beiden Teile des Büros noch klarer zu bestimmen. Ebenso war das Verhältnis zum Beteiligungsrat nicht eindeutig geklärt. Der mitMachen e.V. stand zudem noch vor der Herausforderung, seinen Gründungsprozess bis zum Sommer 2014 abzuschließen, um dann wie geplant die Trägerschaft von der ursprünglichen Gemeinschaft übernehmen zu können.

Zugleich erreichten uns bereits kurz nach dem Start Einladungen zur Vorstellung des Modellprojekts auf verschiedenen Konferenzen sowie bereits die ersten Anfragen auf Beratung und Begleitung aus der Stadt.

Das Modellprojekt stellt sich vor

Dem Modellprojekt im Allgemeinen und der WerkStadt im Speziellen schlug von Beginn an viel Interesse entgegen. So erhielten wir eine ganze Reihe von Anfragen für Konferenzen und Tagungen. Das Potsdamer Modell stellten wir so beispielsweise bei einer Veranstaltung der Heinrich-Böll-Stiftung sowie der Messe Moderner Staat in Berlin vor. Auch Delegationen aus Marokko, China und Kasachstan wollten auf ihren Deutschlandreisen mehr über das Modellprojekt erfahren.

Bei Vorstellungstreffen im Frühjahr 2014 in den Geschäftsbereichen der Verwaltung, aber auch bei einem Vernetzungstreffen mit Initiativen war zu spüren, dass zu Beginn eine gewisse Unsicherheit darüber herrschte, wer wir sind und was von uns zu erwarten sei.

Wir gehen davon aus, dass wir in den folgenden Monaten durch unsere praktische Arbeit diese Zurückhaltung in den meisten Fällen überwinden konnten. Gleichwohl haben wir hier aber noch viel Arbeit zu leisten. Wir haben uns bei Weitem noch nicht bei allen Gruppen, Gremien, Initiativen, Beiräten, Netzwerken und so weiter persönlich vorgestellt und Kontakte geknüpft. Diese Aufgabe, sich zu vernetzen, auszutauschen und jenseits eines konkreten Anlasses miteinander zu sprechen, wird uns auch weiterhin begleiten.

Schlaglicht auf konkrete Prozesse

Bereits von Beginn an wurden an die WerkStadt Anfragen zur Begleitung von kleinen und großen Vorhaben herangetragen. War in den ersten Wochen und Monaten eher eine punktuelle Beratung von unserer Seite gefragt, stand bald auch die Planung und Gestaltung umfangreicherer Beteiligungsprozesse auf unserem Aufgabenplan.

Manche Anfragen erreichten uns leider sehr kurzfristig, so dass wir nicht immer den idealen, sondern vor allem den noch möglichen Weg zur größtmöglichen Beteiligung nehmen mussten. Einige wenige Anfragen mussten wir auch ablehnen, weil aus unserer Sicht der zu erwartende Prozess den Grundsätzen für Beteiligung nicht gerecht geworden wäre. Aber auch das Gegenteil hatten wir zur Genüge: frühzeitige Anfragen, bei denen wir uns mit allen Beteiligten in aller Ruhe zusammensetzen konnten, um eine fruchtbare Beteiligung zu entwerfen.

Inhaltlich konnten wir uns mit einer großen Bandbreite an Themen beschäftigen. Schon sehr bald stand etwa die Frage der Unterbringung von Flüchtlingen auf unserer Tagesordnung. Wir berieten hierbei den zuständigen Fachbereich bei der Organisation der Informationsveranstaltungen und vermittelten eine von außen kommende, neutrale Moderation. Am Stern halfen wir bei der Erarbeitung einer Umfrage zur Zufriedenheit der Einwohnerinnen und Einwohner mit dem Zusammenleben und ihrem Stadtteil. Am Brauhausberg brachten wir auf Wunsch einer dort aktiven Initiative, Stadtgesellschaft und Verwaltung in einen Dialog zum dortigen Bebauungsplan zusammen. Das Thema Verkehr begegnete uns gleich mehrfach, sowohl bei der Beteiligung zur Fortschreibung des Radverkehrskonzepts als auch bei der Erarbeitung des Innenstadtverkehrskonzepts.

Welche Themen uns im ersten Jahr beschäftigten

Um in konkreten Beteiligungsprozessen gut mitwirken zu können, müssen bestimmte Grundlagen unserer Arbeit geklärt sein. Auch wenn die Stadtverordnetenversammlung in ihren Beschlüssen die wesentlichen Aufgaben der WerkStadt für Beteiligung festgelegt hat. Waren besonders zu Beginn doch viele kleinteilige Punkte – wie sie sich eben erst in der praktischen Arbeit zeigen – noch offen. Letztlich geht es um die Frage des Selbstverständnisses, der eigenen Rolle und welche Richtung mit einer vollkommen neuen Einrichtung wie der unseren einschlagen werden soll.
Auf den folgenden Seiten möchten wir einige der Fragen, mit denen wir uns beschäftigt haben und die Antworten, die wir für uns gefunden haben, darstellen.

Unsere Struktur: Zwei Hälften – eine Einrichtung

Wie weiter oben bereits beschrieben, ist die Struktur der „WerkStadt für Beteiligung“ ungewöhnlich. Es ist daher wichtig zu betonen, dass es keinen Unterschied macht, ob uns eine Anfrage aus der Verwaltung oder aus der Zivilgesellschaft erreicht. Auch wenn die WerkStadt aus zwei Hälften besteht: Sie ist eine Einrichtung und alle Angelegenheiten besprechen wir Mitarbeitenden untereinander kollegial, offen und kritisch.

Ungeachtet dessen wenden sich verschiedene Gruppen dabei jeweils an die Hälfte der WerkStadt, der sie sich eher verbunden fühlen. Bei vielen Initiativen, Vereinen und einzelnen Potsdamerinnen und Potsdamern ist dies der Verein mitMachen. Die Fachverwaltungen der Landeshauptstadt oder die städtischen Unternehmen wenden sich eher an den in der Verwaltung angesiedelten Teil.

Dabei gilt der Vertrauensschutz: Alle, die sich an uns wenden, können darauf bauen. Unabhängig davon, wer sich an welchen Teil der WerkStadt gewandt hat.

Ursprünglich hatten wir das Ziel, eine Geschäftsordnung für die WerkStadt zu erarbeiten, damit Rechte, Pflichten und das Verhältnis der beiden Hälften klar geregelt sind. Wir haben dieses Ziel bald abgewandelt. Es war uns wichtiger, mit der praktischen Arbeit zu beginnen und nach außen wirksam zu werden. Zudem kamen wir zu der Auffassung, dass wir uns mit einer Geschäftsordnung selbst zu starre Vorgaben machen. Letztlich haben wir uns ausgehend von unseren Erfahrungen aus dem ersten Jahr selbst „Richtlinien der Zusammenarbeit“ erarbeitet und damit den „Geist“, in dem wir arbeiten, zu Papier gebracht. Zudem muss der gleichberechtigte Ansatz unserer Arbeit ständig in Anbetracht neuer Prozesse und Herausforderungen miteinander verhandelt werden – dies lässt sich nicht in starre Paragraphen fassen.

Unsere Aufgaben: Beratung, Begleitung, Unterstützung, Entwicklung

Wir unterstützen Gruppen und Einrichtungen dabei, sich zu Angelegenheiten von öffentlichem Belang auf möglichst wirksame Weise mit den Menschen, die es interessiert und angeht, zu verständigen. Maßstab für alle unsere Tätigkeiten sind die „Grundsätze für Beteiligung in Potsdam“.

Wir beraten bei der frühzeitigen Planung von Beteiligung und helfen diese in bestehende Abläufe einzubinden. Wir recherchieren im Vorfeld Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner sowie Zielgruppen mit denen gesprochen werden sollte, stellen Kontakt zu denen her, „die es angeht“. Wir unterstützen bei der praktischen Organisation, indem wir geeignete Räume sowie eine kompetente Moderation und Prozessbegleitung anbieten und/oder vermitteln. Nicht zuletzt achten wir auf eine verständliche Dokumentation und nachvollziehbare Rechenschaft, damit die Ergebnisse einer Beteiligung nicht in Vergessenheit geraten und auch für diejenigen zugänglich sind, die nicht dabei waren.

Unser Selbstverständnis: Die WerkStadt als Anwältin des Prozesses

Wir sind für uns schnell zu dem Schluss gekommen, dass es sehr wichtig ist, unsere Rolle in Potsdamer Beteiligungsprozessen stets deutlich zu benennen. Wir haben es auf die folgende Formel gebracht: „Wir vertreten keine Inhalte, sondern den Prozess!“ Tatsächlich ist diese Haltung der Garant für unsere Arbeitsfähigkeit.

In Beteiligungsprozessen werden stets unterschiedliche, teils auch widerstreitende Interessen geäußert. Diese lassen sich nicht auf eine simple und schlicht unzutreffende Formel wie „Bürger gegen Verwaltung“ bringen. Weder die Zivilgesellschaft noch die Verwaltung sind gleichförmige Blöcke, innerhalb derer immer alle einer Meinung wären. Potsdam ist ein vielgestaltiger Ort, an dem viele verschiedene Gruppen ein jeweils unterschiedliches Bündel an Zielen und Vorstellungen verfolgen.

Wir als WerkStadt machen uns diese Inhalte grundsätzlich nicht zu Eigen, unser einziges Interesse ist der Prozess selbst. Wir wirken daher auf ein Umfeld hin, in dem sich gemäß der Grundsätze für Beteiligung alle Teilnehmenden in gleichberechtigter und fairer Weise einbringen können. In diesem Sinne sind wir allparteilich, das heißt wir setzen uns für alle Teilnehmenden ein. Welche konkreten Positionen und Argumente vertreten und ausgetauscht werden und welche inhaltlichen Ergebnisse am Ende der Beteiligung stehen, liegt dabei in der Verantwortung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer und wird durch uns nicht bewertet.

Unser Arbeitsfelder: Kultur und Struktur

Die erfolgreiche Verankerung von Beteiligung in einem Gemeinwesen hängt unter anderem ganz maßgeblich von zwei Bedingungen ab: Kultur und Struktur.

Damit Beteiligung gelingen kann, braucht es im besten Fall die ehrliche Überzeugung aller Mitwirkenden, dass diese gut und sinnvoll ist. Oder doch zumindest die Bereitschaft sich darauf einzulassen. Diejenigen Personen und Gruppen, die Beteiligung gegenüber eher skeptisch sind, gilt es durch positive Erfahrungen zu überzeugen. Auf dieser sehr persönlichen Ebene ist es vor allem eine Kultur des Guten und demokratischen Umgangs miteinander, die Beteiligung erfolgreich sein lässt. Eine solche Kultur kann man nicht erzwingen, sie braucht Zeit und Anlässe, um in jedem Menschen zu wachsen.

Daneben gibt es aber natürlich noch äußerliche Bedingungen, wie die Strukturen und Abläufe, in denen Planungs- und Entscheidungsprozesse eingebettet sind. Je nachdem wie diese gestaltet sind, wird erfolgreiche Beteiligung ermöglicht oder verhindert, vereinfacht oder erschwert. Auf dieser organisatorischen Ebene ist Beteiligung eine Frage der Struktur.

Wir sehen unsere Aufgabe in beiden Arbeitsfeldern. Wir wollen konkrete Beteiligungsprozesse unterstützen und begleiten, um möglichst vielen Personen und Gruppen eine positive Erfahrung zu ermöglichen. Gleichzeitig gilt es natürlich auch, Vorschläge und Ideen zu entwickeln und sich für diese einzusetzen, wie Abläufe mit Blick auf eine bessere Beteiligung angepasst und verschiedene Prozesse sinnvoll miteinander verbunden werden können.

Ein neuer Name: WerkStadt für Beteiligung

Wenn ein Mensch seinen Namen wechselt, befindet er sich zumeist an einem wichtigen Wendepunkt in seinem Leben. Auch wir haben unseren Namen gewechselt und für uns ist dieser Schritt ebenfalls weder nebensächlich noch beiläufig. Aus dem „Büro für Bürgerbeteiligung“ wird nun die „WerkStadt für Beteiligung“ – ein Entschluss, den wir an dieser Stelle kurz begründen möchten.
Als seinerzeit überlegt wurde, wie diese völlig neuartige Einrichtung heißen könnte, standen dabei Aufgaben und Rolle ganz im Vordergrund. Der Name „Büro für Bürgerbeteiligung“ ist dementsprechend vor allem eine Funktionsbeschreibung. Während die Idee einer gemeinsam von Verwaltung und freiem Träger betriebenen Einrichtung für die Beteiligung von Einwohnerinnen und Einwohnern zweifelsohne ein aufregender und innovativer Gedanke ist – auf den eher verstaubt klingenden Name trifft das nicht zu.

In unserer praktischen Arbeit mussten wir sehr schnell die Erfahrung machen, dass der alte Name zu umständlich und ohne großen Erinnerungswert ist. Jedenfalls wurden wir bei Terminen regelmäßig – und durchaus nicht unfreundlich – als „das Bürgerbüro“ vorgestellt. Da wir dieser Bezeichnung nichts abgewinnen können, haben wir uns bald entschieden, nach einem neuen Namen zu suchen.

Dieser sollte dabei nicht nur attraktiver klingen, sondern auch unser Verständnis von Beteiligung besser wiedergeben. Wir richten uns eben nicht ausschließlich an „Bürger“, also volljährige Männer mit deutscher Staatsbürgerschaft und Erstwohnsitz in Potsdam. Alle Menschen, deren Leben sich in Potsdam abspielt, sind unsere Zielgruppe. Menschen jeden Geschlechts, Kinder, Jugendliche oder Erwachsene, dauerhaft hier lebende Personen ohne deutsche Staatsbürgerschaft oder Flüchtlinge, nicht wahlberechtigte Studierende mit offiziellem Erstwohnsitz bei ihren Eltern oder Pendlerinnen und Pendler. Sie alle gestalten unser Zusammenleben ebenso mit, wie die in Potsdam Geborenen oder seit vielen Jahrzehnten hier Lebenden.

Mit dem Namen „WerkStadt für Beteiligung“ wollen wir uns deutlicher hervorheben und sichtbarer werden. Die ungewöhnliche Schreibweise ohne Leerzeichen zwischen „Werk“ und „Stadt“ schafft Aufmerksamkeit und erhöht den Wiedererkennungswert. Zugleich erinnert die Zusammenziehung beider Worte an die in Potsdam seit vielen Jahren zu verschiedenen Themen durchgeführten Werkstatt-Verfahren. Wir zeigen mit dem Namen, dass wir uns dieser Vorgeschichte bewusst sind und sie doch zugleich im Modellprojekt kritisch weiterentwickeln wollen.

Unser Ziel hat sich hingegen nicht geändert: Gelingende Beteiligung zusammen mit den Menschen ins Werk zu setzen, die Potsdam beleben und prägen – als „WerkStadt für Beteiligung“.

Ausblick auf 2015

Natürlich können wir an dieser Stelle noch nicht alle Themen und Prozesse nennen, die uns 2015 beschäftigen werden. So manches ist zum jetzigen Zeitpunkt weder vorherzusehen noch zu planen und wird sich erst aus den aktuellen Anlässen ergeben. Einige Prozesse und selbst gesetzte Vorhaben können wir aber schon nennen, die wir unterstützend begleiten oder selbst umsetzen wollen.

Leitbildentwicklung

Für die Landeshauptstadt Potsdam soll ein Leitbild entwickelt werden. Dort wird festgehalten, was den Menschen in Potsdam besonders wichtig ist und was nicht so sehr, wie sich die Stadt in den nächsten zehn Jahren weiterentwickeln soll und was von dem Erreichten es zu bewahren gilt. Über allem steht die Frage: Wie wollen wir in Potsdam künftig miteinander leben? Die im Leitbild festgehaltenen Ziele dienen später als verbindliche Planungsgrundlage für Verwaltung und kommunale Unternehmen.

In der sich entwickelnden Bürgerkommune Potsdam soll das eigene Leitbild natürlich unter möglichst breiter Beteiligung der Öffentlichkeit erarbeitet werden. In einem dreistufigen Beteiligungsprozess zwischen April und Oktober 2015 können sich alle Interessierten mit ihren Ideen einbringen. Die „WerkStadt für Beteiligung“ war von Beginn an bei der Planung des Prozesses einbezogen. Bei der praktischen Umsetzung wird die Landeshauptstadt Potsdam zusätzlich von mehreren Unternehmen mit langjähriger Erfahrung in diesem Bereich unterstützt.

Stärkung von Beteiligungsprozessen aus der Zivilgesellschaft

Wie dem folgenden Absatz „Beteiligungsprozesse“ zu entnehmen, haben wir im vergangenen Jahr zu 73% sogenannte Top-Down-Prozesse bearbeitet. Dies sind in der Regel Prozesse, die aus Politik und Verwaltung heraus angestoßen werden, um die Zivilgesellschaft in Entscheidungsprozesse einzubeziehen. Nur zu 27% haben wir sogenannte Bottom-Up-Prozesse bearbeitet. In diesen Prozessen werden Beteiligungsanliegen aus der Zivilgesellschaft heraus an Politik und Verwaltung herangetragen. Grundsätzlich sind beide Arten von Beteiligungsprozessen für uns aber gleich wichtig, wenn sie auch sehr unterschiedlich funktionieren. Um diesem Ungleichgewicht entgegenzuwirken, wollen wir 2015 einerseits öffentlich in der Stadtgesellschaft wahrnehmbarer und ansprechbarer werden und andererseits gezielt mit Menschen aus der Zivilgesellschaft direkt in Kontakt treten. Dazu wollen wir unser Internetangebot ausbauen und auch weiterhin auf Vernetzung und Bekanntmachung des WerkStadt für Beteiligung hinarbeiten.

Ausbau des Internetangebots

Bereits im vergangenen Jahr hat sich die „WerkStadt für Beteiligung“ zusammen mit dem Bürgerhaushalt einen ersten gemeinsamen Internetauftritt unter der Adresse buergerbeteiligung.potsdam.de geschaffen.

Dieses Online-Angebot möchten wir schrittweise ausbauen und ergänzen. So sollen dort nach und nach alle Informationen zu Beteiligungsangeboten gebündelt werden, seien es aktuell laufende, in Planung befindliche oder bereits abgeschlossene Prozesse. Wir möchten für geeignete Beteiligungsprozesse regelmäßig eine Online-Beteiligung als Ergänzung zur Teilnahme an Vor-Ort-Veranstaltungen anbieten. Zuletzt wollen wir das Online-Angebot schrittweise um kleine, aber nützliche Dienste für die Stadtgesellschaft ergänzen, beispielsweise ein Verzeichnis aller Räume und Orte, die für Beteiligung nutzbar sind.

Weiterhin werden wir zusammen mit dem sich derzeit im Aufbau befindlichen Ideen- und Beschwerdemanagement der Stadtverwaltung überlegen, wie die verschiedenen bereits vorhandenen Instrumente (beispielsweise der Maerker Potsdam) sinnvoll miteinander verknüpft werden können.

Vernetzung und Bekanntmachung

Wir wollen uns im Jahr 2015 noch intensiver in das öffentliche Bewusstsein bringen. So möchten wir hierzu unsere Vorstellungsrunden fortsetzen. Neben den Fraktionen der Stadtverordnetenversammlung, den kommunalen Unternehmen und der Schulleitungskonferenz, ist uns vor allem die Wiederholung des Vernetzungstreffens aus dem vergangenen Jahr ein wichtiges Anliegen. Gern wollen wir im Frühjahr und Herbst 2015 die vielen verschiedenen Initiativen, Vereine und aktiven Gruppen zum gemeinsamen Austausch einladen.

Neben der organisierten Zivilgesellschaft wollen wir uns natürlich auch bei den vielen Potsdamerinnen und Potsdamern besser bekannt machen, die sich nicht ständig politisch engagieren. Hierzu wollen wir entsprechende Materialien erarbeiten (beispielsweise einen Flyer, Postkarten, Leitfäden und so weiter) und in der Stadt verbreiten.

Zusammen mit der „WerkStadt für Beteiligung“ (vormals: „Büro für Bürgerbeteiligung“) ist der Beteiligungsrat das zweite Gremium im Modellprojekt „Strukturierte Bürgerbeteiligung in Potsdam“. Im Folgenden stellt der Beteiligungsrat seine Sicht auf das vergangene Jahr (2014) dar. Neben einem Rückblick auf die Ereignisse seit dem ersten Zusammentreten des Beteiligungsrates am 26. September 2013, beschreiben Sprecherin und Sprecher Jeannette Wachholz und Matthias Vogt, die aktuellen Herausforderungen und wagen einen Blick auf das kommende Jahr.
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Am 26. September 2013 fand das erste Treffen des neuen Beteiligungsrates der Landeshauptstadt Potsdam statt. Nach mehr als einem Jahr ist unser Gremium längst nicht mehr neu: Fremde Gesichter sind vertraut geworden; die Grundsätze der Bürgerbeteiligung sind uns beinahe in Fleisch und Blut übergegangen; wir können mitreden, wenn einmal mehr über „Bottom-Up“ und „top-down“ diskutiert wird. Dieses Vertrautwerden in der Gruppe, diese Auseinandersetzung mit den Anliegen und Inhalten der Bürgerbeteiligung waren es, die unsere Arbeit bis Ende 2014 im Wesentlichen bestimmt haben. Wir sind nicht mehr die „Neuen“, die wir beim ersten Treffen im September 2013 waren. Die „Neuen“, die all die guten Ratschläge und Anliegen der „alten Hasen“ der Bürgerbeteiligung in Potsdam hören, sortieren und gewichten mussten. Wir sind und bleiben aber auf dem Weg. Wir merken, dass wir längst nicht mit allen Aspekten unserer Arbeit zufrieden sind. Wir bleiben kritische Beobachter der Beteiligungsprozesse in unserer Stadt. Wir bleiben kritisch gegenüber der eigenen Arbeit.

Davon wollen wir berichten und blicken zunächst zurück auf die Themen und Ereignisse, die uns als Beteiligungsrat im vergangenen Jahr 2014 beschäftigt haben. Dieser Rückblick gilt zunächst den Grundlagen unserer eigenen Arbeit, dann der Beratung und Mitwirkung nach außen. Es wird sich zeigen, dass sich aus den offenen Fragen und ungelösten Aufgaben im Innen- und Außenbezug unseres Gremiums die Herausforderungen und Vorhaben für das Jahr 2015 ergeben.

Selbstverständnis, Ziele und Aufgaben des Beteiligungsrates

Bereits in der Findungsphase des neuen Beteiligungsrates, die noch in das Jahr 2013 fiel, wurde schnell klar: Wenn die Arbeit dieses Gremiums nicht wirkungslos bleiben soll, muss sie sich in verbindlichen und formal geordneten Bahnen bewegen. Die Frage, welche Bahnen dies sein sollten und welches Ziel dabei zu verfolgen wäre, beschäftigte den Beteiligungsrat über mehrere Monate hinweg. Zentrales Ergebnis dieser teils fruchtbaren, teils mühseligen Arbeit ist die Geschäftsordnung unseres Gremiums. Ausgangspunkt war dabei der maßgebliche Beschluss der Stadtverordnetenversammlung, wobei sich zeigte, dass hier nur die großen Linien unserer zukünftigen Arbeit festgelegt waren. Da es sich im Ganzen um ein Modellprojekt handelt, trug auch die Suche nach etwaigen bereits bestehenden Strukturen für ein solches Gremium in anderen Städten wenig aus. Es lag an uns selbst, uns über Selbstverständnis und Ziele, Aufgaben und Arbeitsweise des Beteiligungsrates klar zu werden. Im Ergebnis dieses Klärungsprozesses entstand die Geschäftsordnung, die uns jetzt ein strukturiertes und zielgerichtetes Arbeiten ermöglicht. Freilich: Es handelt sich um einen formalen Rahmen, der mit Leben zu füllen ist.
In unseren monatlichen Sitzungen zeigt sich auf der einen Seite, dass alle Mitglieder des Rates den respektvollen Umgang miteinander schätzen. Für Rückfragen und Diskussionen ist immer Platz. Die Kritik bleibt stets bezogen auf die Sache. Schwierigkeiten bereiten uns bisweilen, die Fülle der monatlich neu anstehenden Tagesordnungspunkte so zügig abzuhandeln, dass wir die uns selbst auferlegte Sitzungsdauer von maximal zweieinhalb Stunden auch einhalten. Die verlässliche Moderation unserer Sitzungen durch Herrn Baumann vom „Büro Blau“ ist uns diesbezüglich eine große Hilfe und Erleichterung.

Auf der anderen Seite zeigt sich, dass auch das Papier einer Geschäftsordnung geduldig ist: Einigen der dort formulierten Ansprüche und Aufgaben hinken wir nach wie vor hinterher – etwa bezüglich des Zeit- und Aufgabenplans, den das Büro für Bürgerbegleitung mit uns gemeinsam beraten und beschließen soll. Auch die Frage nach dem Selbstverständnis unseres Gremiums bleibt virulent: Unsere Arbeit steht im Spannungsfeld von Bürgern, Politik und Verwaltung – das zeigt schon die Zusammensetzung des Beteiligungsrates, das hält aber auch Fragen offen: Wessen Partner sind wir? Wessen Anliegen vertreten wir? Wäre es nicht eine Überforderung, allen drei Parteien in gleicher Weise zur Verfügung zu stehen? Wäre es nicht eine Überforderung, Anwalt all der Beteiligungsprozesse zu sein, die in unserer Stadt bereits laufen und stetig neu angestoßen werden?

Nicht alle, die von Anfang an dabei waren, konnten diese Fragen für sich auf eine vorläufig befriedigende Weise beantworten. Nicht alle konnten das regelmäßige ehrenamtliche Engagement unseres Gremiums mit ihren sonstigen beruflichen und familiären Verpflichtungen vereinbaren. Wir, die wir uns weiterhin in die Arbeit des Rates einbringen, bedauern das – und sehen darin auch Anlass zu einer Hinterfragung unseres Selbstverständnisses und unserer Arbeit. Gleichzeitig erleben wir, wie hilfreich unsere kritischen Nachfragen, wie fruchtbar unsere Ideen insbesondere für die Mitarbeitenden des Büros für Bürgerbeteiligung sind. Es ist sicher kein Zufall, dass sich diese Zusammenarbeit im Jahr 2014 derart verstetigt hat: Die kritische wie konstruktive Begleitung und Beratung der Arbeit des Büros gehört zu unseren Hauptaufgaben – und das Büro hat die in unserem Gremium gebündelten Ressourcen und Kompetenzen erkannt und ruft sie unserem Eindruck nach gern ab. Damit kommen wir zum nächsten Punkt:

Beratung und Mitwirkung – der Beteiligungsrat als Partner

Das Modellprojekt Bürgerbeteiligung in Potsdam sieht – neben den programmatischen Grundsätzen und neben unserem Gremium – ein Büro für Bürgerbeteiligung vor, das in erster Linie als Schnittstelle zwischen Bürgerschaft und Verwaltung konzipiert ist. Die Konzeption spiegelt sich in der Doppelstruktur aus internem und externem Träger des Büros wider. Da das Büro für Bürgerbeteiligung seine Arbeit erst im Spätherbst 2013 aufnehmen konnte und dabei vor der Herausforderung stand, im Rahmen der Doppelstruktur verlässliche und wirkungsvolle Organisations- und Arbeitsformen zu entwickeln, nahm die Beratung und Begleitung dieses Prozesses von Anfang an einen hohen Anteil unserer eigenen Arbeit ein. Bisweilen waren wir mit unseren Ideen und Vorstellungen von der Arbeit des Büros dem tatsächlichen Strukturierungsprozess weit voraus, bisweilen mussten wir aber auch überrascht und erfreut feststellen, wie schnell dieser Prozess vonstattengeht und bereits an Beteiligungsprozessen mitgearbeitet wird.

Nachdem der Strukturierungsprozess im Büro für Bürgerbeteiligung unserem Eindruck nach weitgehend abgeschlossen war, rückten neue Fragen in den Fokus unserer Aufmerksamkeit: Welche Beteiligungsprozesse werden vom Büro begleitet und welche nicht? Wie erfolgt die Begleitung, welche Ressourcen (personell und materiell) stehen dabei zur Verfügung und werden eingesetzt? Wie werden die Prozesse evaluiert und für eine zukünftige Verwendung (Best Practice) katalogisiert? Wie werden die Potsdamer Bürgerinnen und Bürger über laufende und geplante Beteiligungsprozesse informiert? Welche Leistungsangebote kann das Büro einerseits bürgerschaftlichen, andererseits städtischen Beteiligungsanliegen unterbreiten? Diese Arbeit an einem geeigneten Verfahrensmonitor, an Kriterien der Auswahl von Beteiligungsverfahren und deren plausibler Anwendung sowie an einer formalisierten Dokumentation (von der Auswahl und Planung bis zur Evaluation und Katalogisierung) ist längst nicht abgeschlossen und wird das Thementableau des Beteiligungsrates auch im Jahr 2015 mit bestimmen.

Weit weniger ertragreich war die Kommunikation zwischen Beteiligungsrat und Potsdamer Bürgerschaft sowie zwischen Rat und Politik. Einerseits hat der Rat in einer Arbeitsgruppe Grundsätze seiner Öffentlichkeitsarbeit und Ideen zur Erhöhung seines Bekanntheitsgrades erarbeitet. Andererseits teilen wir die Einsicht, dass wir unsere eigenen Möglichkeiten als ehrenamtliches Gremium als begrenzt erfahren – und diese sicher auch begrenzt bleiben. Um als Ansprechpartner für Beteiligungsprozesse bekannter zu werden, werden wir deshalb keine eigenständige Öffentlichkeitsarbeit betreiben, sondern darauf achten, dass die öffentlichkeitswirksame Präsenz des Modellprojekts Bürgerbeteiligung stets auch Selbstverständnis, Anliegen und aktuelle Themen des Beteiligungsrates mitkommuniziert. Bereits jetzt geben die im Internet veröffentlichten Protokolle transparent Auskunft über unsere Arbeit. Darüber hinaus möchten wir offensiver zu unseren stets öffentlichen Sitzungen einladen. Und wir möchten anstehende Beteiligungsprozesse – wie den Leitbildprozess der Landeshauptstadt Potsdam – nutzen, um unsere Arbeit und uns als Gremium bekannter zu machen.

Auffällig ist für uns die Tatsache, dass der Beteiligungsrat zwar auf Beschluss der Stadtverordnetenversammlung zustande gekommen ist, aber ein weitergehendes Interesse der Fraktionen an unserer Arbeit keineswegs durchgängig vorhanden ist – oder wenigstens nicht bis zu uns durchdringt. Zwei Vertreter der Politik nehmen als aus der Stadtverordnetenversammlung entsandte Mitglieder des Beteiligungsrates kontinuierlich an unseren Sitzungen teil – und die Konstruktion des Rates als eines Schnittstellengremiums erweist sich in dieser Hinsicht als großer Gewinn. Dennoch bleibt die Frage, inwiefern die städtische Politik ein darüber hinausgehendes Interesse an Bürgerbeteiligung hat. Jede diesbezügliche Gelegenheit, über unsere bisherige Arbeit und unsere weiteren Vorhaben ins Gespräch zu kommen, nehmen wir gern wahr!

Als erfreuliche Beobachtung heben wir hervor, dass und wie das Modellprojekt Bürgerbeteiligung von dem hierfür zuständigen Bereich der Stadtverwaltung unterstützt und vorangetrieben wird. Die entsprechenden Sitze des Beteiligungsrates sind mit kompetenten und motivierten Personen besetzt, die einerseits daran interessiert sind, dass aus dem Modellprojekt ein Erfolg wird, die andererseits aber auch um die Grenzen ehrenamtlichen Engagements wissen. Wir sind guter Dinge, dass auch die finanzielle Absicherung der Arbeit unseres Gremiums bis zum Ende des Modellprojekts in Abstimmung mit der Verwaltung zufriedenstellend geklärt werden kann.

Herausforderungen und Aufgaben des Beteiligungsrates im Jahr 2015

Einige der Vorhaben unseres Gremiums für das Jahr 2015 sind bereits angesprochen worden. Sie ergeben sich zum einen Teil aus der Tatsache, dass bestimmte Aspekte unserer bisherigen Arbeit den selbstgesteckten Erwartungen und Wünschen nicht in befriedigender Weise entsprechen. Zum anderen Teil ergeben sie sich aus unserer Kernaufgabe der Begleitung und Beratung der Arbeit des Büros für Bürgerbeteiligung. Die hier genannten Vorhaben sollen unsere Gremienarbeit jedoch nicht in einer Weise beschränken, dass uns eine Beschäftigung mit neu hinzukommenden Beteiligungsprozessen nicht mehr möglich wäre.

Selbstverständnis des Gremiums

Sich neu über den Stellenwert der eigenen Arbeit zu vergewissern, das wird uns gleich zu Beginn des Jahres 2015 beschäftigen. Wir wollen prüfen, inwieweit die Beschreibungen über Selbstverständnis, Ziele und Aufgaben des Gremiums, wie sie in der Geschäftsordnung enthalten sind, mit unserer eigenen Wahrnehmung übereinstimmen. Dazu gehört auch die Frage, welche Möglichkeiten der Begleitung und Beratung wir als ein ehrenamtliches Gremium haben und wo die notwendigen Grenzen dieser Arbeit liegen – oder von uns gesetzt werden müssen. Dazu gehört zudem die Herausforderung, die Relevanz und den Gewinn unserer Arbeit auch gegenüber den jugendlichen Bewohnerinnen unserer Stadt zu verdeutlichen: Die kontinuierliche Besetzung des Jugendsitzes im Beteiligungsrat ist eine Aufgabe, die wir bisher noch nicht zufriedenstellend lösen konnten.

Öffentlichkeitsarbeit des Gremiums

Ausgehend von dem inzwischen getroffenen Grundsatz, die eigene Öffentlichkeitsarbeit unter dem Dach der öffentlichkeitswirksamen Präsentation des Modellprojekts Bürgerbeteiligung mitlaufen zu lassen, stellt sich uns – ebenso wie dem Büro für Bürgerbeteiligung – die Frage nach geeigneten Wegen, einerseits auf die Bürgerschaft zuzugehen, andererseits als Ansprechpartner für Belange der Beteiligung erkennbar und auffindbar zu sein. Wir wollen die regelmäßige Arbeit unseres Gremiums und deren Ergebnisse bekannter machen – dazu Wege in die Stadtteile, in die Politik, zu Bürgerinitiativen und Initiatoren von Beteiligungsprozessen suchen und finden. Eine Herausforderung dabei wird sein, zu verdeutlichen, worin die Kernpunkte unser beratenden und begleitenden Tätigkeit bestehen – und auch: worin nicht.

Zeit- und Aufgabenplan des Büros für Bürgerbeteiligung

Einer der Kernpunkte unserer Arbeit ist die Beratung und Begleitung des Büros bei der Erstellung und Revision eines Zeit- und Aufgabenplans für dessen Arbeit. Die Beschäftigung mit dem Verfahrensmonitor und einem Kriterienkatalog war diesbezüglich eine gute Vorbereitung, die nun in einem konkreten Zeit- und Aufgabenplan münden soll. Als Beteiligungsrat wollen wir dabei insbesondere darauf achten, dass eine faire Regelung bezüglich der Begleitung von Beteiligungsprozessen getroffen wird: Das Büro soll seine ohnehin begrenzten Ressourcen sowohl solchen Prozessen, die vonseiten der Verwaltung (top down) als auch solchen, die vonseiten der Bürgerschaft (Bottom-Up) angestoßen werden, zur Verfügung stellen können.

Thematisierung konkreter Beteiligungsprozesse

Die Etablierung einer Geschäftsordnung und einer verbindlichen Gremienarbeit ließ im vergangenen Jahr 2014 bisweilen kaum die Möglichkeit, sich mit konkreten Beteiligungsverfahren zu beschäftigen. Dies hat sich bereits geändert, aber: Die Mitglieder des Beteiligungsrates wünschen sich noch mehr Beschäftigung mit Inhalten, weniger Beschäftigung mit den Strukturen der eigenen Arbeit. Diesen Spagat hinzubekommen, ohne Länge und Häufigkeit unserer Sitzungen zu überdehnen, ist eine Herausforderung, in der wir zum Glück nicht allein stehen: Herr Baumann als Moderator strukturiert und leitet die Sitzungen in einer Weise, die sowohl der Sache als auch einer guten Arbeitsatmosphäre dienen. Unser Ziel ist, geeignete Beteiligungsprozesse exemplarisch zu betrachten und zu begleiten. Leitender Fragehorizont dabei ist, inwieweit hier die Grundsätze der Bürgerbeteiligung umgesetzt sind und inwieweit noch Möglichkeiten der Optimierung vorhanden sind.

Leitbildprozess der Landeshauptstadt Potsdam

Der im vergangenen Jahr 2014 initiierte Prozess der Erstellung eines Leitbildes für unsere Stadt beschäftigte von Anfang an auch unser Gremium. Dass in diesem Prozess die Grundsätze der Bürgerbeteiligung ernst genommen werden wollen, zeigt sich darin, dass den Bürgerinnen und Bürgern selbst die Chance einer aktiven Mitarbeit am Leitbild eröffnet wird. Der Beteiligungsrat ist sowohl im maßgeblichen Lenkungsgremium als auch in der ausführenden Projektgruppe vertreten. Er will darauf achtgeben, dass der Anspruch der beteiligungsbasierten Leitbilderstellung nicht durch unnötige Hürden geschmälert, sondern durch ein breites Tableau an originellen und wirkungsvollen Methoden der Bürgerbeteiligung eingelöst wird. Dabei kommt der Kommunikation über Ziel und Verbindlichkeit des Leitbildungsprozesses eine ebenso wichtige Rolle zu wie der wirkungsvollen Werbung für eine breite Beteiligung an diesem Prozess.

Begleitung mittelfristiger Vorhaben des Büros für Bürgerbeteiligung

Über die umfangreiche Mitarbeit am Leitbildprozess könnten andere Vorhaben leicht in den Hintergrund geraten. Wir möchten mit dem Büro für Bürgerbeteiligung im Gespräch bleiben, inwieweit diese Vorhaben zeitgleich vorbereitet werden können – oder ob sie auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden müssen. Zwei solcher Vorhaben, die aus unserer Sicht Priorität haben, seien beispielhaft genannt: Erstens die Überführung des Verfahrensmonitors in einen regelmäßig aktualisierten, öffentlich zugänglichen Überblick über laufende und geplante Beteiligungsprozesse in unserer Stadt. Zweitens die Erstellung eines Atlasses der Potsdamer Beteiligungsorte, der Auskunft darüber gibt: Wo gibt es welche Angebote für die verschiedenen Anliegen der Bürgerschaft? Welche Ressourcen stehen den Potsdamerinnen und Potsdamern zur Verfügung, um sich bürgerschaftlich zu engagieren?

Der Beteiligungsrat selbst ist eine solche Ressource, freilich in einem besonderen Sinn: Als Schnittstellengremium zwischen Bürgerschaft, Politik und Verwaltung, das zudem durch Experten um zusätzliche Kompetenz bereichert ist, sehen wir uns in der Rolle des Beraters mit Weit- und Überblick sowie des Multiplikatoren mit kritischer Distanz. Wir greifen die verschiedenen, bisweilen auch einander widersprechenden Anliegen der Bürgerbeteiligung auf, ordnen sie in das Gesamtgeschehen bürgerschaftlichen Engagements in unserer Stadt ein, prüfen sie anhand der Grundsätze der Bürgerbeteiligung. Nicht für die Anliegen selbst, wohl aber für die Prozesse können wir Partei ergreifen – durch Verweis auf ungenutzte Ressourcen und bestehende Defizite, durch Hinweise an die Verwaltung und das Büro für Bürgerbeteiligung. Das wird manchen zu wenig sein, anderen schon zu viel. Freilich: Derart unterschiedliche Einschätzungen sind normal in einem Themenfeld wie der Bürgerbeteiligung, das sich einer Fülle an bestehenden Erwartungen und – erfahrungsbasierten oder diffusen – Frustrationen ausgesetzt sieht. Eine gesunde Mischung aus Engagement und Gelassenheit ist vielleicht der beste Weg, um nicht zwischen den Mühlsteinen dieser Erwartungen und Frustrationen zerrieben zu werden. Engagement und Gelassenheit – Beides kann die Arbeit unseres Gremiums umso mehr prägen, als sie im Rahmen eines Modellprojekts geschieht. Wer nicht scheitern darf, steht mit dem Rücken an der Wand – und das war noch nie ein guter Ausgangspunkt, um neue Wege zu beschreiten. Wir dürfen scheitern – und wir dürfen am Ende des Modellprojekts ebenso sagen: Ein gutes Stück dieses neuen Weges ist zurückgelegt. Noch bleiben offene Wünsche und Fragen, aber immerhin: Wir sind vorangekommen mit der Bürgerbeteiligung in unserer Stadt. Das ist eine doch recht komfortable Situation. Eine Situation, die uns als Beteiligungsrat offenherzig sagen lässt: Ratschläge, Kritik und Wünsche sind jederzeit und gern willkommen!

Für den Beteiligungsrat
Matthias Vogt und Jeannette Wachholz

Zusammenfassung und Überblick

In einem breit angelegten Prozess wurden seit September 2011 die Vorschläge und Ideen der Bürgerschaft, der Stadtpolitik und der Stadtverwaltung zum Thema Bürgerbeteiligung in einer gemeinsamen Arbeitsgruppe diskutiert und konzeptionelle Entwürfe erarbeitet. Diese wurden der Stadtverordnetenversammlung vorgelegt, die am 9. Mai 2012 mit großer Mehrheit der Einrichtung eines Büros für Bürgerbeteiligung und der Schaffung eines Beteiligungsrates zugestimmt hat.

Die nachfolgende Zusammenfassung fasst die wichtigsten Etappen des Beteiligungsprozesses zusammen.

Einberufung: Beteiligungsrat und Büro für Bürgerbeteiligung

Am 6. März 2013 erkannte die Stadtverordnetenversammlung im Beschluss 13/SVV/0145 den Beteiligungsrat als ordentliches Gremium nach § 12 der Hauptsatzung der Landeshauptstadt Potsdam an. Bis zum 26. Mai konnten sich Interessierte für den Beteiligungsrat bewerben, per Losverfahren wurden die Mitglieder ausgewählt. Am 26. September 2013 trat der neu gewählte Beteiligungsrat das erste mal zusammen.

Zeitgleich wurde die externe Trägerschaft für das Büro für Bürgerbeteiligung ausgeschrieben. Schlussendlich setzte sich eine Bietergemeinschaft bestehend aus dem Stadtteilnetzwerk Potsdam-West e.V., der Kubus gGmbH und dem Stadtjugendring Potsdam e.V. durch. Das Büro für Bürgerbeteiligung konnte schließlich zum 1. November 2013 seine Arbeit aufnehmen.

Arbeitsgruppe: Bürgerbeteiligung in Potsdam

Am 29. Oktober 2011 wurde von der Arbeitsgruppe „Bürgerbeteiligung in Potsdam“ eine Open-Space-Konferenz im Potsdamer Bürgerhaus am Schlaatz durchgeführt. Rund 100 Teilnehmende diskutierten einen ganzen Tag über alle Themen der Bürgerbeteiligung in Potsdam. Dabei wurden keine Themen vorgegeben, sondern von den Anwesenden selbst eingebracht.

Die Arbeitsgruppe „Bürgerbeteiligung in Potsdam“ sichtete in der Nachbereitung die vorliegenden Protokolle der Gesprächsrunden und fasste sie in folgenden Kategorien zusammen, die anschließend ausgewertet wurden:

Grundsätze der Bürgerbeteiligung
Kommunikation in Bürgerbeteiligungsprozessen
Verwaltung und Bürgerbeteiligung
Büro für Bürgerbeteiligung
unterschiedliche konkrete Ansätze

Am 4. Mai 2012 wurden die Ergebnisse der Open-Space-Konferenz in zusammengefasster Form vorgestellt und in einem sogenannten World-Café von Bürgerinnen und Bürgern, Stadtverordneten und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung diskutiert.

Ergebnisse der Arbeitsgruppe

Als ein konkretes Ergebnis der Open-Space-Konferenz und des World-Cafés wurden die Grundsätze der Bürgerbeteiligung in Potsdam formuliert. Zudem wurde die Ausarbeitung eines Antrags zur Schaffung des Büros für Bürgerbeteiligung sowie des Beteiligungsrates besprochen, der schließlich von der Arbeitsgruppe „Bürgerbeteiligung in Potsdam“ formuliert wurde.

Die so entstandene Beschlussvorlage 12/SVV/0539 „Büro für Bürgerbeteiligung und Beteiligungsrat“ wurde am 12. September 2012 vom Hauptausschuss in unveränderter Form angenommen. Mit dem Beschluss wurde aus der Arbeitsgruppe „Bürgerbeteiligung in Potsdam“ der vorläufige Beteiligungsrat.

Startpunkt: Ideen zur Bürgerbeteiligung in Potsdam

Am 14. September 2011 stellte die Stadtverwaltung auf einer Bürgerveranstaltung ein konzeptionelles Arbeitspapier für mehr Bürgerbeteiligung in Potsdam vor. Dieser Vorschlag diente als Diskussionsgrundlage und wurde von Fachleuten aus Verwaltung, Politik und Wissenschaft (unter anderem der Universität Potsdam) unter Anleitung von Projektplanern für Beteiligungsprozesse erarbeitet.

Die Kernelemente dieses konzeptionellen Arbeitspapiers waren:

Etablierung eines Büros für Bürgerbeteiligung
Bereitstellung einer Online-Dialogplattform
Integration bestehender Beteiligungsmöglichkeiten
eine konkrete Beschreibung einer möglichen Zusammenarbeit aller beteiligten Akteure
der Einsatz von Beteiligungsinstrumenten, beispielsweise Bürgerdialog-Veranstaltungen, Schaffung eines Stadtteilfonds und anderes mehr

Das Arbeitspapier wurde von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern der Bürgerversammlung heftig kritisiert, da schon die Ausarbeitung des Konzepts selbst unter Beteiligung der Bürgerschaft erfolgen sollte. Daraufhin wurde auf Vorschlag von Oberbürgermeister Jann Jakobs eine Arbeitsgruppe Bürgerbeteiligung in Potsdam gebildet. Dies war der Startpunkt für einen äußerst produktiven Prozess des Austausches und konstruktiven Dialogs zwischen Bürgerschaft, Verwaltung und Stadtpolitik. Das vorläufige Ergebnis dieses fortzuführenden Dialogs bildet die Ausarbeitung des Potsdamer Modellprojekts Büro für Bürgerbeteiligung.

Rahmenkonzept: Potsdamer Bürgerhaushalt

Die Stadtverordnetenversammlung hatte beschlossen, die Landeshauptstadt Potsdam zu einer Bürgerkommune zu entwickeln. Der Bürgerhaushalt wurde dabei als das zunächst wichtigste Partizipationsprojekt definiert. Es bildete sich die AG Bürgerhaushalt. Ihr gehörten die Vorsitzende der Stadtverordnetenversammlung, Frau Müller, der Bürgermeister, Herr Exner, die Vorsitzenden und Vertreter der Fraktionen sowie die Zentrale Steuerungsunterstützung an.

Das dabei entstandene Rahmenkonzept des Bürgerhaushalts Potsdams lässt sich in drei Phasen teilen:

Die Informationsphase stellt den ersten Schritt im Bürgerhaushaltsprozess dar. Da aussagekräftige Informationen ein Schlüssel für den Dialog sind, soll in der Informationsphase den Bürgerinnen und Bürgern ein Überblick über die Gesamthaushaltssituation, die einzelnen Haushaltsbereiche und die Möglichkeiten im Beteiligungsprozess vermittelt werden.

In der sich daran anschließenden Konsultationsphase wird der Dialog zwischen der Bürgerschaft, der Verwaltung und der Politik gesucht. Die Bürgerinnen und Bürger sollen die Möglichkeit erhalten, sich zu den Schwerpunkten des Haushalts zu positionieren. Dies erfolgt in mehreren Projektphasen, in denen Vorschläge gesammelt, priorisiert, votiert und zur Diskussion an die Entscheidungsträger weitergeleitet werden.

In der darauffolgenden Rechenschaftsphase wird es den Bürgerinnen und Bürgern ermöglicht, die Verwendung der Haushaltsmittel nachzuvollziehen. Hier wird die Haushaltsaufstellung unter Beachtung der Bürgervorschläge vorgestellt und Rechenschaft über die Form und das Ausmaß der Berücksichtigung der Vorschläge gegeben.

Grundlage: Potsdam auf dem Weg zur Bürgerkommune

Gemäß Beschluss der StVV vom 5. Mai 2004 (DS 04/SVV/0133) hatte der Oberbürgermeister ein Konzept “Bürgerkommune Potsdam“ vorzulegen. Darin sollen die verschiedenen Partizipationselemente, die es bereits in der Stadt Potsdam gibt, zu einem sinnvollen Konzept zusammengefügt und durch Elemente des Bürgerhaushalts ergänzt werden. Weiterhin soll das Konzept Möglichkeiten der direkten Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger aufzeigen, zu wichtigen Fragen der Stadt abzustimmen. Grundlage hierfür sollten die Empfehlungen der Enquete-Kommission „Bürgerschaftliches Engagement“ des Bundestages sein.

Durch die Enquete-Kommission wird empfohlen, die Verwaltungen bürgerorientiert zu gestalten und die Bürgerinnen und Bürger nicht mehr nur als Kunden zu betrachten. Sie sind auch Mitgestalter und Koproduzenten der Dienstleistungen. Die Mitarbeiter sind im Umgang mit den Bürgerinnen und Bürgern zu qualifizieren, Anreize für bürgerfreundliches Verhalten zu schaffen und in den Verwaltungen Servicestellen einzurichten, die Informations- und Beratungsangebote für Bürgerinnen und Bürger bereitstellen. Weiterhin wird empfohlen, den zivilgesellschaftlichen Organisationen mehr Partizipationsmöglichkeiten zu eröffnen, Entscheidungsbefugnisse zu dezentralisieren sowie Mediation und Monitoring als neue Formen von Handlungsprozessen stärker in ein bürgerorientierte Verwaltungshandeln zu integrieren. Staatliche Verwaltungen sollten mehr Transparenz schaffen, in dem bürgerschaftlich Engagierten Aufklärung und Beratung angeboten wird.

Hier finden Sie einen Überblick der Dokumente zur Bürgerbeteiligung in Potsdam:

WerkStadt: Report 2015-2021
WerkStadt-Report 2015-2021 (PDF 4,14 MB).
Barrierefreier WerkStadt-Report 2015-2021 (PDF - 5 MB)

Ausschreibung WerkStadt für Beteiligung (2022)
Aufruf zur Interessenbekundung für die Trägerschaft der WerkStadt für Beteiligung der Landeshauptstadt Potsdam (PDF; 493,16 KB)

„Mitreden findet Stadt - Potsdam aktiv Mitgestalten" (2020)
Info-Heft des Beteiligungsrats Potsdam (PDF; 1,01 MB)

Evaluation des Modellprojekts „Strukturierte Bürgerbeteiligung“ (2016)
Deutsches Institut für Urbanistik: Abschlussbericht (PDF; 672,96 KB)

1. Jahresbericht "Strukturierte Bürgerbeteiligung" (2014)
Jahresbericht 2014 - "Strukturierte Bürgerbeteiligung" (PDF; 6,02 MB)

Ausschreibung Büro für Bürgerbeteiligung (2013)
Aufruf zur Interessenbekundung (PDF; 126,67 KB)
Konzept des Freien Trägers für das Büro für Bürgerbeteiligung (PDF; 4,67 MB)

Zusammenfassung Bürgerkonferenz 4.5.2012
Grundsätze der Bürgerbeteiligung (PDF; 113,62 KB)
Strukturmodell Büro für Bürgerbeteiligung (PDF; 87,87 KB)

Open-Space-Konferenz 29.11.2011
Zusammenfassung der Open-Space-Konferenz (PDF; 212,46 KB)
Dokumentation / Überblick der Protokolle (Ansichts-Exemplar) (PDF; 5,03 MB)
Protokollabschriften (digitalisiert) (PDF; 214,42 KB)
Was ist ein "OPEN-SPACE"? (PDF; 273,55 KB)
Einladung Open-Space-Konferenz (29.10.2011) (PDF; 1,71 MB)

Startpunkt: Ideen zur Bürgerbeteiligung in Potsdam 14.9.2011
Arbeitspapier "Bürgerbeteiligung – Ein Streitfeld zwischen Regierungskunst und Basisaktivierung" (PDF; 2,37 MB)
Kurzfassung: Arbeitspapier "Bürgerbeteiligung – Ein Streitfeld zwischen Regierungskunst und Basisaktivierung" (PDF; 191,24 KB)
Auswertung Pinnwand: Was läuft gut / schlecht in Potsdam? (PDF; 49,68 KB)

Bürgerkommune Potsdam - Konzept, Leitfaden
Rahmenkonzept "Potsdam auf dem Weg zur Bürgerkommune (2004) (PDF; 105,42 KB)
Entwurf "Leitfaden für die Bürgerkommune Potsdam" (2005) (PDF; 219,53 KB)

Im Sommer 2022 wurde darüber hinaus der WerkStadt Report: 2015 bis 2021 vorgestellt.

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